Mesmo para quem empreende online, é fundamental conhecer as regras e obrigações fiscais, destinadas para entrada e saídas do e-commerce. A nota fiscal é um recurso muito importante para qualquer empresa que esteja regulamentada e ela permite que as oportunidades de crescimento aconteçam de forma correta e dentro da lei.

Sempre que uma empresa emite nota fiscal, as portas para um mercado maior também se abrem, fazendo com que você também possa vender para outras empresas. Conquistando assim, mais consumidores.

Para fazer a emissão de entradas e saídas do e-commerce, é preciso seguir alguns passos, ou contar com uma equipe especializada para isso. Mesmo sendo algo que envolve mais burocracia, o processo é importante e promove uma série de benefícios para a empresa. Além disso, a não emissão pode acarretar em muitos problemas perante a legislação.

Para entender melhor sobre a importância de emitir nota para tudo que é vendido e também para tudo que entra na empresa, continue lendo.

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que serve para registrar e comprovar o que está sendo vendido para os órgãos públicos. Em casos de comércio digital como é o caso do e-commerce, a nota fiscal é eletrônica, feita para substituir a versão física, feita em papel.

Sendo assim, a nota fiscal eletrônica possui a mesma validade jurídica tradicional. Contudo, é mais moderna. Como é possível imaginar, a tecnologia facilita esse processo, permitindo que o digital agilize os processos e traga mudanças para o setor.

Dentro do que diz a lei no âmbito jurídico e fiscal, a nota fiscal eletrônica tem como principal intuito, fazer o registro das entradas e saídas do e-commerce. Isso significa registrar valores de compra e venda que acontecem dentro da sua empresa. Ela também serve para que o recolhimento dos tributos da pessoa jurídica seja feito de forma correta.

A nota fiscal regulariza situações que envolvam alguma vantagem de caráter financeiro para a empresa. Como em caso de doações, ou empréstimos de bens. Tudo deve ser o mais registrado possível.

Quais empresas podem emitir nota fiscal?

Para entradas e saídas do e-commerce, qualquer empresa que tenha CNPJ em situação regular e ativa, pode emitir Nota Fiscal. Além disso, também é preciso ter um certificado eletrônico. Para isso, basta se cadastrar no site da Secretaria da Fazenda, o SEFAZ.

Contudo, dependendo do tamanho da demanda da empresa, ou do nível do e-commerce, o dono pode emitir as notas fiscais ou contratar um profissional para realizar essa função.

Qual a importância do documento para entradas e saídas do e-commerce?

Emitir nota fiscal para entradas e saídas do e-commerce é uma obrigação fiscal. Contudo, ela não é obrigatória para tudo tipo de empresa. De acordo com a legislação, quem é MEI por exemplo, não é obrigado e emitir a nota fiscal para clientes que sejam pessoa física. Entretanto, é válido oferecer nota quando o cliente também é pessoa jurídica.

No caso dos e-commerces em que a empresa também tem modalidade MEI, é fundamental emitir nota fiscal eletrônica para os clientes. Independente se este for pessoa física ou jurídica. A versão eletrônica do documento da nota fiscal de serviço, atende todos os requisitos do controle tributário. Portanto, ele deve ser feito para todas as transações comerciais sejam de vendas e compra de produtos ou de prestação de serviço.

Portanto, conseguem garantir que a empresa está seguindo todas as regras obrigatórias de cunho fiscal. Isso demonstra mais profissionalismo e ajuda a promover o crescimento da empresa. Para entender se o seu negócio segue todas as regras obrigatórias, a emissão da nota para entradas e saídas do e-commerce precisa estar assim como a empresa regularizadas.

Como fazer a emissão para serviço ou produto?

Quem precisa emitir nota fiscal para prestação de serviço em e-commerce, precisa selecionar a opção correta. A nota fiscal para e-commerce tem função de deixar registrada a operação de venda ou do faturamento do que foi vendido. Portanto, o registro é feio para que a cobrança do Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) possa ser cobrada corretamente. O mesmo acontece com o Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Toda as operações são regulamentadas pela Secretaria da Fazenda, sendo assim, a emissão de entradas e saídas do e-commerce precisa ser feita para garantir que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), seja enviado corretamente.

Dentre as práticas de emissão de nota fiscal, a empresa precisa ter uma chave de acesso para poder emitir o documento. Em muitos casos, o cliente consegue realizar as consultas através da internet, e assim, fazer o acompanhamento de sua mercadoria, fazendo também o rastreamento pela transportadora ou correio.

Contudo, na hora emitir a nota, é necessário colocar todos os dados do emitente e do destinatário. Fazer uma descrição do produto ou serviço que está sendo comercializado e informar tudo o que for importante.

Quando a empresa adota esse sistema, fica mais fácil ter controle de todas as informações de entradas e saídas do e-commerce, pois fica tudo registrado. Com isso, é mais rápido encontrar o que precisa ser encontrado na hora de contabilizar algo.

O que diz a lei?

Para e-commerces, a Lei Federal nº 8.846/1994 exige que a emissão de nota fiscal seja obrigatória. Segundo a norma, o vendedor precisa registrar em forma de nova, o produto e mercadoria que for vendido, enviando a nota fiscal ao cliente.

É com isso que a empresa consegue comprovar que o produto foi realmente comprado pelo valor negociado. Além disso, a nota é uma garantia de segurança para o empreendedor. É através dela que a negociação fica comprovada perante a lei com o cliente.

Passo a passo para emitir nota de entradas e saídas para e-commerce

Antes demais nada, para emitir nota fiscal é preciso que a empresa esteja regulamentada. Mesmo se tratando de uma loja virtual, é preciso ter empresa aberta, portanto, um CNPJ registrado. Abrir empresa hoje pode ser feita de forma bem simples, pelo próprio portal da Receita Federal, preenchendo todos os campos necessários.

Quando o empreendedor está começando, normalmente o MEI é o tipo de empresa mais recomendado. É o tipo mais simples em termos de cadastro e também de facilidades fiscais. Para isso, o cadastramento é feito no Portal do Empreendedor. 

Através do portal, você vai preencher o formulário com todos os dados da empresa para sua abertura, e também preencher os campos de atividade. O processo leva poucos minutos, é gratuito e sem burocracia.

Adquirindo um certificado digital

Depois de ter o registro do CNPJ, o próximo passo para emitir as entradas e saídas do e-commerce é adquirir um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura para a nota fiscal eletrônica, por isso, ele é importante.

Esse documento eletrônico é mais do que apenas uma assinatura, tem como principal objetivo identificar a empresa. Portanto, são apenas algumas pessoas que possuem a senha e que podem validar a Nota fiscal. Através dela que a transação e a nota são emitidas de forma efetiva e assim, a venda é concretizada.

Existem modelos de certificados diferentes, e cada empresa pode escolher aquela que melhor se adapta e atenda suas necessidades. Podendo ser o modelo A1, que é em forma de arquivo digital e o A3, em forma de token ou cartão.

As duas opções funcionam como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica. Sendo assim, a empresa pode emitir o certificado para várias instituições como Correios, SPC e Serasa.

Credenciamento com a Secretaria da Fazenda

Assim que o certificado digital é emitido, é necessário fazer um registro na Secretaria da Fazenda. Cada estado possui suas próprias particularidades e regras para esse registro, mas é importante sempre verificar quais são os documentos necessários para o cadastro. Geralmente, acessando o site é possível encontrar essas informações.

Vantagens de registrar entradas e saídas do e-commerce?

A nota fiscal eletrônica serve justamente para que o processo de vendas da empresa fique registrado e documentado. Além disso, torna todo processo de fiscalização mais eficiente e mais rápido. Portanto, quanto todas as entradas e saídas do e-commerce são registradas assim, é possível diminuir a burocracia dos processos na hora de fazer o recolhimento de impostos.

Existem diversas vantagens em emitir nota fiscal e registrar as movimentações, devido a regularização juntos aos órgãos fiscais. Ter esses registros realizados de forma automatizada por exemplo, também melhora o funcionamento da empresa. Isso acontece porque com essa parte realizada, você pode dedicar mais tempo para a empresa em si. Criando novas estratégias para vender mais e assim, fortalecer a sua marca.

Quem emite nota fiscal passa credibilidade

Outra importante vantagem que quase ninguém enxerga, é a credibilidade que a sua empresa passa, ao emitir notas de entradas e saídas do e-commerce. Além de fortalecer a imagem, também colabora com o mercado. atrai novos clientes e fideliza os que já te conhecem.

Por isso, é fundamental conseguir otimizar esse processo para fazer a gestão da empresa. Não há necessidade de digitar todas as notas sempre que uma venda é feita. A nota fiscal eletrônica por exemplo, possui processos de otimização no e-commerce. Tornando a sua emissão muito mais rápida e simples.

Existem muitos profissionais e empresas especializadas que realizam esse tipo de operação, de forma terceirizada. Sendo assim, você não fica preso a esse tipo de tarefa operacional, e o trabalho flui muito melhor.

Segurança para as vendas

Mas do que passar credibilidade, a emissão notas de entradas e saídas do e-commerce também garante mais segurança para o processo de vendas. Para ambos os lados, tanto para a empresa quanto para o cliente. A nota fiscal é um documento de comprovação de uma transação, de uma negociação.

Sendo assim, através dela é possível comprovar o que foi comprado e o que foi vendido. Esse registro é fundamental para os dados de transação, mas também para resguardar qualquer um dos lados, diante a Receita Federal.

Controle de faturamento das entradas e saídas do e-commerce

A nota fiscal não só uma obrigação da lei, mas ela também ajuda no controle de faturamento da empresa. Ao ter registrado todas as entradas e saídas do e-commerce, fica mais fácil manter em ordem o negócio, centralizando todas as informações em um sistema.

Se torna muito mais efetivo, quando a empresa consegue separar as notas, e assim, tem informações de valores que entram e que saem e também das mercadorias. Sendo assim, a administração do fluxo de caixa fica muito mais fácil de coordenar.

Ter um bom controle de faturamento é essencial para manter a empresa funcionando. Faz parte do gerenciamento controlar e fazer a gestão das entradas e saídas do e-commerce, e como consequência, ter esses documentos, facilita todo o processo.

Por que contratar com um contador?

Empreender não é uma tarefa fácil, principalmente para quem está começando e dando seus primeiros passos. São muitas áreas para tomar conta e fazer a gestão ao mesmo tempo e por isso, para cuidar de aspectos tributários, contratar um especialista pode ser uma ótima opção para garantir maior eficiência na gestão.

O contador é o profissional responsável para lidar com questões fiscais, acessórias e também te direcionar sobre o que pode ou não ser feito dentro da lei para ajudar a melhorar o seu negócio. Registrar entradas e saídas do e-commerce é fundamental para manter as contas em ordem a medida que a empresa vai crescendo.

Sendo assim, contar com ajuda profissional garante maior tranquilidade para você focar naquilo que realmente importa, que é o seu público e o aumento das vendas. Portanto, é o contador que passa a tomar o controle efetivo dessas entradas e saídas e assim, evita que erros sejam cometidos e a sustentabilidade financeira da empresa, fica garantida.

Conclusão

Como vimos ao longo deste artigo, é fundamental fazer a emissão de notas fiscais em todas as entradas e saídas do e-commerce, tanto por questões legais e tributárias, como por gestão administrativa e financeira da empresa.

Contudo, você não precisa cuidar e lidar com tudo isso sozinho. Tenha um profissional responsável ao seu lado para te ajudar nessa empreitada que é o empreendedorismo. Além de elaborar e emitir as notas fiscais, também vai saber como te auxiliar a otimizar todo o processo.